Как наше ТСН ведет учет расходов

Что бы снять большую часть вопросов, Правление ТСН публикует алгоритм ведения расходов нашего ТСН:

1. Произошел факт расхода денежных средств.

2. После оплаты, подтверждающий документ (Чек, Акт выполненных работ, Накладная, РКО, или другой документ) фотографируется и отправляется бухгалтеру по электронной почте или по другим каналам связи. Например, чек об оплате оборудования для ВЗУ. 

Скриншот чека:

3. К чеку добавляются пояснение, в каких целях произведен расход. Раз в год на ОС мы принимаем смету расходов, это означает, что каждый документ расхода должен быть привязан к пункту сметы. В данном случае, это первый пункт сметы - Обслуживание ВЗУ:

Скриншот сметы:

4. В программе 1С:Бухгалтерия заносится расход, привязывается к пункту сметы, вводится поясняющая информация:

Скриншот из программы 1С:Бухгалтерия:

5. В программе 1С:Бухгалтерия к этому расходу в подгружается фото подтверждающего документа:

Скриншот из программы 1С:Бухгалтерия:

6. Таким образом, подтверждающие документы находятся в переписке (привязаны к дате), у правления (оригиналы), в программе 1С:Бухгалтерия (привязаны к смете). В данном случае в списке видны расходы с привязанными к ним первичными документами (см. признак "скрепка"):

Скриншот из программы 1С:Бухгалтерия:

7. В случае крупных расходов, так же происходит фотофиксация фактов расхода (например, как это было сделано при выполнении работ на скважине - Ремонт ВЗУ):

Таким образом, на текущий момент, подтверждающие документы хранятся в 3 независимых местах (в бумажном виде в Правлении, в электронном виде в переписке и в программе 1С:Бухгалтерия).

Если у вас есть предложения по совершенствованию учета, просьба направлять их в Правление.

Добавлено 10.05.2021: Данный алгоритм ведения учета реализован по просьбе заместителя председателя Правления Давидко Д.Н. (ссылка) с 01.04.2021. До 01.04.2021 первичные документы в программу 1С:Бухгалтерия не прикладывались, а хранились у Председателя правления.